הפקת אירועים לחברות הייטק - 8 טיפים לחוויה בלתי נשכחת

מתכננים אירוע לעובדי החברה ולמובילי דעת בתחומכם? הגעתם למקום הנכון! בשורות הבאות נגע בכל הדגשים החשובים והטיפים המעשיים שיהפכו את האירוע שלכם לבלתי נשכח. מעבר להנאתם של כלל המוזמנים, חשוב לייצר את התנאים הטובים ביותר להשגת כל יעדי האירוע. ללא תכנון מוקדם והגדרת יעדים ברורה, אתם עלולים ללכת לאיבוד ולפספס את המטרה שלשמה התכנסתם.

אז אם אתם מתכננים ערב חשיפה, שילוב משקיעים בחברה, השגת לידים ולקוחות או סתם חיבור חברתי בין צוותים שונים, חשוב להקפיד על יעדים ברורים. בפסקאות הבאות נציג 8 טיפים פשוטים שישדרגו את האירוע שלכם עשרת מונים!

לא יודעים מאיפה להתחיל? קודם כל הגדירו את מטרות האירוע
מתכננים להפיק אירוע חברה בלתי נשכח ולא יודעים מאיפה להתחיל? התחילו מהגדרה ברורה (ואם אפשר, אפילו כתובה) של המטרות שלכם. הגדרה ברורה של המטרות שלכם תבטיח שהתנהלות האירוע תהלום את ייעדיו. מתכננים ערב חשיפה? כבר משלב הגדרת המטרות ברור שאתם נדרשים למצגת מאורגנת היטב בהנחיית מציג כריזמטי. מנגד, אם מטרתו המרכזית של האירוע היא לחבר בין צוותי החברה, כנראה שמצגת מקצועית היא לא התשובה עבורכם, אלא דווקא שלל פעילויות חברתיות או אמנים אורחים לצד כוס יין טובה באווירה קלילה ונינוחה.

לכן, אל לכם לוותר על הגדרת המטרות כבר בשלב הראשון בתכנון האירוע שלכם. איך עושים את זה? תשאלו את עצמכם שאלה אחת פשוטה - מדוע חשבתם לערוך אירוע? התשובה תגלם את מטרותיו המרכזיות.

נסו לאפיין את קהל המוזמנים שלכם - רק כך תצליחו להתאים עבורם אירוע בלתי נשכח
סגורים על מטרות האירוע? בשלב הבא עליכם להכיר את זהות המוזמנים שלכם. לאירועים עם מטרות שונות, יוזמנו אנשים שונים. מתכננים ערב השקעה? סביר להניח שתשמחו שישבו בקהל משקיעים פוטנציאלים עם כיסים עמוקים, קהל יעד לשימוש במוצר/בשירות שלכם ושלל אנשי שיווק מקצועיים. מנגד, אירוע למטרות חברתיות יכלול צוותים קטנים לאירוע קליל ומחבר.

אחת הסיבות המרכזיות לכך שחשוב שתאפיינו במדוייק את המוזמנים שלכם היא היערכות לכמות המוזמנים. הפקת אירועים לחברות הייטק גדולות בשילוב משקיעים, יזמים ואנשי שיווק מצריכה בחירה של מקום גדול והזמנה של מנות אוכל רבות. מנגד, אירועים לחברות הייטק המבקשות לגבש את צוותי החברה, יסתכמו במקום קטן ואינטימי המבטיח תחושה קלילה, חמימה ונעימה.

אוכל טוב הוא אחד מיסודותיו של כל אירוע מוצלח - אל תתפשרו
אז יש מטרות ויש מוזמנים? כעת, חשוב לבחור את המנות שיוגשו במהלך האירוע. אירועים לחברות הייטק יכולים להסתכם בכיבוד קל (אך מושקע כמובן) בלבד, ומנגד, יכולים לכלול מנות שף מרשימות עם מבחר רחב של טעמים לבחירה. רק לאחר שמטרות האירוע מונחות לפניכם ואתם מכירים את זהות המוזמנים שלכם, תוכלו לבחור נכון את אופי המנות שיוגשו באירוע.

חשוב להדגיש נקודה חשובה - חלק בלתי נפרד מכל אירוע חברתי/עסקי, הוא האוכל. אוכל טוב יוכל להשכיח מזיכרון המוזמנים לא מעט תקלות ובעיות בהתנהלות האירוע, אך זה עובד גם הפוך. אוכל לא טוב יצרב בזיכרון של המוזמנים, כך שגם אם האירוע יתנהל ללא דופי, הם יזכרו בעיקר את האוכל התפל. לכן, אל לכם להקל ראש בכל הקשור לאוכל שיוגש באירוע שלכם. אוכל טוב יבטיח לכם אירוע מוצלח ובלתי נשכח.

וותרו על מצגת ועשו שימוש בטכנולוגיה מתקדמת
רוצים להרים את הרמה הטכנולוגית של האירוע שלכם ולהפוך אותו לאירוע ייעודי וייחודי לקה להיעד? חשוב לעשות שימוש בטכנולוגיות המתקדמות ביותר במהלך האירוע. קהל היעד שלכם טכנולוגי. הוא מעורה בכל פרטי החידושים בענף ובקיא במגוון טכנולוגיות מתקדמות וחדשניות.

הצגת תוכן האירוע במצגת מושקעת זה לא רע, אך לא מספיק. בשביל לתפוס את תשומת ליבם של קהל היעד שלכם, אתם חייבים לדבר בשפה שהם מבינים הכי טוב - טכנולוגיה מתקדמת. שימוש בבינה מלאכותית או בסטרימינג חי ישדרגו את האירוע. רוצים לקדם גם חיבור חברתי בין המוזמנים? תוכלו לעשות זאת על ידי דיוני פאנל מושקעים או בעזרת שלל סדנאות הכוללות פעילות מעשית. בקיצור, עם הייטקיסטים, דברו בשפתם.

רוצים לייצר חשיפה לאירוע שלכם? כך תעשו את זה נכון
מכוונים לחשיפה? הטיפ הבא הוא בשבילכם. כידוע, במהלך העשורים האחרונים הרשתות החברתיות הפכו חלק בלתי נפרד מחיינו, ומחייהם של מיליארדים רבים בכל רחבי העולם. אנשי השיווק הטובים ביותר בתחומם עושים שימוש תדיר ברשתות בשביל לייצר חשיפה אופטימלית עבור לקוחותיהם. רוצים לחשוף את תוכן האירוע שלכם? עשו זאת בשידור חי.
שידור חי של האירוע וחשיפתו בפני מובילי דעה בתחום עם תיוג ייחודי, יהפוך את האירוע שלכם ליוקרתי במיוחד. אתם מרווחים פעמיים - פעם אחת מתחושת היוקרה שאתם משרים על כלל המוזמנים שלכם, ופעם שניה מגודל החשיפה שאתם מצליחים לייצר בעזרת הרשתות החברתיות השונות.

קהל המוזמנים מגוון? גוונו גם את התכנים
טיפ נוסף - חשוב לראות את כולם. אז נכון, אי אפשר להבטיח שכל מוזמן יצא מהאירוע כאשר מלוא תאוותו בידו, אך בהחלט ניתן להשתדל. קהל המוזמנים שלכם מגוון? חשוב להיערך לכך שלא כולם יהנו מאותו תוכן. כמו שניתן לגוון את המנות המוגשות באירוע, ניתן לגוון גם את תכניו.

הפקת אירועים ברמה גבוהה תכלול תחנות עם תכנים שונים. ניתן לעשות זאת בחדרים נפרדים בחלל האירוע ולאפשר למוזמנים שלכם לבחור את התוכן אותו הם יצרכו במהלך האירוע. לא חייבים לשלב תכנים רבים, שניים או שלושה סגנונות לגמרי יספיקו.

כך מזמינים נכון - למי צריכים לשלוח הזמנה רשמית ומכובדת?
לקראת סיום, הגיע הגיע הרגע להזמין את כלל משתתפי האירוע באופן רשמי. לא תמיד כלל מוזמני האירוע נמצאים בקבוצה הצוותית, ולכן חשוב להוציא הזמנות רשמיות. מתכננים להזמין משקיעים גדולים או מובילי דעת בתחומכם? כדאי להזמין אותם בעזרת הזמנה רשמית ומכובדת. ייתכן שחלקם כלל לא מכירים אתכם ואת מטרות האירוע, ולכן במקרים אלה חשוב לכלול בריף קצר אודות החברה ואודות התוכן באירוע שלכם.

בחרו בחברת הפקות מקצועית שתדע להפיק עבורכם אירוע מוצלח ובלתי נשכח
לסיום, רוצים להפיק אירוע בלתי נשכח? הפקת אירועים לחברות הייטק היא לא דבר פשוט שדורש זמן, יכולות ואמצעים מגוונים. חשוב שתבחרו נכון בחברת הפקות מקצועית שתדע להשלים עבורכם את כל השלבים הנדרשים, וגם הרבה מעבר.

חברת הפקות מקצועית תדע לאפיין נכון את האירוע, להתאים מקום מדויק בהתאם למוזמניו ולתכניו, להציע מגוון אפשרויות של פעילויות לבחירה ולדאוג לאוכל איכותי וטעים במיוחד. מעבר לעובדה שחברת הפקות מקצועית מכירה היטב את כל צורכי האירוע שלכם, היא תחסוך לכם לא מעט זמן יקר. אז אם אתם לא מתכוונים להתפשר על איכות האירוע שלכם, בחרו נכון בחברת הפקות מקצועית ומנוסה!